L'importanza dell'organizzazione personale

Scegli lo strumento più adatto a te
 

Per migliorare la nostra organizzazione abbiamo bisogno di uno strumento che ci sia di aiuto. Io penso subito all'agenda, ma può trattarsi sia di un supporto cartaceo che di uno digitale, dovreste scegliere quello che più si addice a voi e che vi risulta più comodo e facile da usare. Ci sono pro e contro di entrambi.

Uno strumento digitale è sicuramente più facile da portare con noi, in genere si tratta di un'applicazione o di una funzione del nostro telefono e quello ormai difficilmente lo lasciamo a casa, quindi il vantaggio è che è sempre con noi ed è sempre consultabile o aggiornabile. Sul telefono abbiamo il calendario dove possiamo inserire i nostri appuntamenti e anche quelli di tutta la famiglia con il calendario condiviso e possiamo avere liste, promemoria, sveglie che ci ricordano quali altre attività ci siamo prefissate per la giornata. Per gli amanti del digitale ci sono infinite possibilità. Io personalmente, però, preferisco l'agenda cartacea, da scegliere con cura nel periodo natalizio per iniziare bene l'anno nuovo, da personalizzare con colori e dettagli, da tenere anche come una sorta di diario per monitorare i progressi, tenere traccia degli eventi, per lasciare spazio alla mia creatività e comunque avere una visione di insieme che a me piace di più. Vedere tutto scritto nero su bianco mi aiuta a liberare la mente, ad avere più chiarezza delle cose che voglio fare ogni giorno, a prendere gli impegni con me stessa più seriamente, inoltre adoro spuntare dalla lista degli impegni giornalieri le cose che ho fatto. Arrivare a fine giornata con la mia pagina compilata, con tutte o quasi le attività spuntate mi dà grandissimo gioia e soddisfazione.

Qualunque sia lo strumento che avete scelto l'importante è farne buon uso. L'agenda va tenuta in ordine e aggiornata. Ogni volta che fissate un nuovo impegno annotatelo subito così non rischierete di dimenticarvene e di sovrapporre altre attività nello stesso momento, inoltre avere chiarezza degli impegni specifici di una giornata vi consente di sapere quanto tempo libero vi rimane per pianificare alcuni momenti dedicati al vostro selfcare: attività fisica, lettura, meditazione, studio, relazioni personali e altro ancora. Lasciare comunque degli spazi vuoti è fondamentale per non andare in crisi. Sappiamo bene quanto gli imprevisti siano sempre dietro l'angolo, perciò avere una giornata piena, ma non affollata, con dei momenti liberi, è utile proprio per gestire al meglio le emergenze e non andare in sopraffazione.

 

Trova il sistema più adatto a te

 

Ci sono diversi modi di sfruttare un'agenda e pianificare al meglio le attività a supporto della nostra organizzazione, ognuno di noi deve trovare l'approccio che più gli si addice. Io per esempio uso colori diversi per gli appuntamenti dei diversi membri della famiglia, oppure divido le attività per momento della giornata ( mattina, pausa pranzo, pomeriggio e sera ), potete usare dei simboli al posto dei colori oppure riempire le caselle in base all'orario specifico, l'importante è provare, sperimentare e cambiare modalità se vi accorgete che avete scelto un sistema che non funziona o non funziona più perchè sono cambiate le priorità, le esigenze, il lavoro o il numero dei componenti della famiglia.

Troppo spesso si crede che l'organizzazione porti a rigidità e metodi prestabiliti, schemi dai quali non si può uscire e invece non è affatto così: l'obiettivo anzi è proprio quello di poter gestire tutto con una certa flessibilità, imparando a gestire gli imprevisti e a riprogrammare in caso di necessità. Dobbiamo essere un po' come un navigatore che, in caso di strada chiusa, trova l'alternativa migliore, ma solo se sappiamo qual è la nostra destinazione possiamo aggirare l'ostacolo e raggiungere comunque la meta, spesso trovando soluzioni altamente creative.

Potete sfruttare l'agenda in moltissimi modi, l'obiettivo principale è quello di segnare appuntamenti e scadenze, ricorrenze e cose da fare in un momento specifico del giorno o della settimana, ma agli impegni fissi si possono aggiungere le famose "cose da fare", quelle delle amate To do list. Si tratta di attività che non hanno una scadenza specifica, ma che sono necessarie, come stirare, fare la lavatrice, raccogliere le foglie cadute in giardino, oppure utili, ma non strettamente necessarie, come riordinare la cantina, fare la lista della spesa, organizzare le ricette o l'armadio, e infine attività che supportano la nostra crescita personale e il nostro benessere, proprio quelle che non dovrebbero mancare nelle nostre settimane, ma che invece molto spesso finiscono per essere ignorate e rimandate come andare in palestra o dal parrucchiere, fare yoga, leggere, studiare, fare un corso di cucina o di fai da te, bere un caffè con le amiche o fare una passeggiata da sole per ricaricare le energie. Quando ci dedichiamo alla nostra pianificazione sulla base degli impegni specifici occorre spalmare nella settimana tutto il resto.

Ci può essere anche una parte dell'agenda dedicata proprio alle liste che servono più che altro come promemoria, per esempio puoi annotare i libri che vuoi leggere, i film o le serie tv da vedere, i ristoranti da provare, oggetti o vestiti da comprare, idee per i regali da fare. Ci sono le liste relative a obiettivi e abitudini per le quali puoi anche tenere traccia dei progressi fatti, per esempio io voglio cercare di bere di più ogni giorno, ho scaricato un'applicazione che mi ricorda con delle sveglie di bere qualcosa e tiene monitorato il mio consumo giornaliero di liquidi, se a fine giornata ho raggiunto l'obiettivo di 1,5 litri lo annoto, così posso vedere quante volte riesco a raggiungerlo così posso monitorare i miei progressi. Potete avere una sezione dedicata al budget, oppure al meal plan, o ancora al calendario delle pulizie, insomma sfruttate al meglio le pagine che avete a disposizione e se occorre inserite degli inserti aggiuntivi.

 

Dedica del tempo alla pianificazione

 

Infine non dovete dimenticare di scegliere un momento ben preciso della settimana per pianificare la settimana successiva, in un'ora avrete preso in anticipo tutta una serie di decisioni che non dovrete più prendere nei giorni seguenti con un notevole risparmio di tempo e di energie. Prendetevi poi 5 minuti al giorno, o al mattino appena sveglie oppure la sera prima di andare a letto, per vedere cosa vi aspetta nella giornata. Io vi consiglio di farlo alla sera per poter preparare in anticipo tutto quello che vi servirà il giorno dopo, per esempio i vestiti per andare al lavoro, la borsa per la palestra, oppure il tappetino per fare yoga in salotto prima di fare colazione, il regalo che dovete portare a una vostra amica, il libro che dovete prestare a una collega. Al mattino vi troverete avvantaggiate e sarete pronte per affrontare al meglio ciò che vi aspetta. Giocare d'anticipo è una delle strategie migliori per non farvi cogliere impreparate, per essere sicure di avere tutto ciò che vi serve, al posto giusto e al momento giusto. All'inizio, se non siete abituate, vi potrebbe sembrare difficile oppure noioso, potreste non capirne appieno i benefici o pensare che sia una perdita di tempo, provate invece per un po' e vedrete che tutto il processo diventerà sempre più facile e veloce, più fluido e intuitivo e vi accorgerete soprattutto di quanto tempo avete risparmiato.

Portarci avanti preparando in anticipo ciò che ci serve per il giorno dopo non è l'unico modo di supportare la nostra organizzazione personale, possiamo portarci avanti anche sulle nostre sensazioni, sul nostro approccio alla giornata. Mi spiego meglio: quando la sera rileggiamo ciò che abbiamo messo in agenda per il giorno dopo fermiamoci anche un minuto a riflettere su che tipo di giornata ci aspetta: sarà molto impegnativa? Ci sono molti impegni da rispettare? Oppure è una giornata relativamente tranquilla? Abbiamo in programma appuntamenti fuori casa e rientreremo tardi o passeremo più tempo fra le mura domestiche? E poi chiediamoci: come voglio affrontare la giornata che mi aspetta? Come voglio sentirmi? Quali imprevisti possono capitare? Cosa potrebbe andare storto? E in questo caso come voglio reagire? Farci queste domande ci può aiutare a preparaci sul tipo di sensazioni che ci arriveranno nel corso della giornata , certo non abbiamo la sfera di cristallo, ma ipotizzare quali imprevisti potrebbero capitare ci consente di pensare a una soluzione alternativa a mente lucida e serena e non nel caos mentale che potrebbe prenderci in caso di emergenza. Se per esempio so che ho un appuntamento importante alle 9:00 del mattino potrebbe essere utile valutare cosa fare se ci fosse più traffico del previsto: è meglio partire con anticipo da casa? posso già studiare un tragitto alternativo? Posso usare i mezzi invece della macchina o viceversa? Oppure so di avere un colloquio: mi preparo sia ad avere una risposta positiva che una negativa e posso immaginare come reagirò. Insomma, anche sul fronte delle emozioni possiamo provare a giocare un po' di anticipo. Questo non significa che tutto andrà esattamente come lo abbiamo immaginato, anzi, però ci aiuta a essere più preparate e più intenzionali nelle nostre scelte.

 

Lo strumento giusto per supportare la tua organizzazione? Quello che risponde meglio alle tue esigenze, su cui puoi annotare gli impegni e tutto ciò che ritieni importante. Scegli lo strumento più adatto a te, sperimenta e trova l'approccio migliore, quello che funziona meglio per te, non dimenticarti di sfruttare al massimo le potenzialità dello strumento che hai scelto, tienilo sempre in ordine e aggiornato, personalizzalo, sentilo tuo e dedica il tempo necessario alla pianificazione, gioca d'anticipo ogni volta che puoi, trova il tuo equilibrio e divertiti.

 

Se pensi di non saperti organizzare al meglio da sola esplora i miei programmi sulla gestione del tempo e dello spazio, scrivimi per eventuali dubbi o domande, non perdere l'occasione di dare una svolta alle tue giornate e di iniziare a costruire una vita che sia su misura per te!